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Archivage électronique: les obligations légales d’une entreprise

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Archivage électronique: les obligations légales d’une entreprise

Les nombreux avantages de l’archivage électronique de documents amènent de plus en plus d’entreprises à choisir cette option. Que ce soit pour optimiser leur espace, faciliter la recherche de documents ou limiter les risques de vol, de fraude ou de perte, l’archivage électronique des documents dans une entreprise est devenu un incontournable.

Toutefois, la numérisation de documents est une étape importante dont il ne faut surtout pas brûler les étapes. Aussi, toute entreprise qui désire entreprendre un projet de numérisation est soumise à des obligations légales.

Archives électroniques : préserver la valeur de vos documentsArchives électroniques : préserver la valeur de vos documents

Une fois numérisés, les documents conserveront leur intégrité, à condition toutefois de prendre les mesures qui s’imposent pour en préserver la valeur juridique.

Comment y parvenir? La clé du succès repose dans une gestion rigoureuse de toutes les étapes du processus. Et surtout, au travers de ces étapes, il est essentiel de bien documenter son processus de numérisation.

**L’importance de préserver l’information ** Pour qu’un document numérisé garde la même valeur juridique que son original, l’information qu’il contient doit être intégrale, et ne doit pas avoir été altérée.

Selon le guide La numérisation des documents administratifs : Méthodes et recommandations de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), la documentation exigée par le LCCJTI (Loi concernant le cadre juridique de technologies de l’information) doit inclure, au minimum :

  • «Le format de document source (ex. un document papier de 8 ½ par 11 pouces);
  • Le procédé de transfert utilisé;
  • Les garanties offertes par le procédé de numérisation quant à la préservation de l’intégrité des documents.»

En outre, on peut prouver l’intégrité d’un document numérisé lorsqu’on peut vérifier que:

  • «L’information qu’il contient est intégrale et n’a pas été altérée;
  • le support de l’information assure stabilité et pérennité à celle-ci.»

Conservation des documents

Une fois les documents numérisés, combien de temps doit-on les conserver?

Tous les documents qui incluent les dossiers de patients, les contrats et les copies de facture, que ces derniers soient en format papier ou électronique, doivent être conservés durant au moins 6 ans après la dernière année à laquelle ils se réfèrent.

À ce propos, il faut préciser que la personne ayant la responsabilité de l’archivage électronique a l’obligation légale «d’assurer le maintien de son intégrité et voir à la disponibilité du matériel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l’utiliser aux fins auxquelles il est destiné.»1

Destruction des documents papier

Une fois la numérisation complétée, on peut détruire les documents sources. Toutefois, ce processus est encore une fois soumis à des obligations légales qu’il faut respecter.

Toujours selon la LCCJTI, la personne responsable de la gestion de l’archivage des documents dans une entreprise doit :

  • «Préparer et tenir à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait l’objet d’un transfert, sauf dans le cas d’un particulier ;
  • S’assurer de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ;
  • S’assurer, dans le cas des documents en la possession de l’État ou d’une personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1).»2

Numérisation professionnelle : rapide, efficace, dans le respect des lois

Passer à l’ère numérique est un virage important pour la gestion de votre entreprise. Demandez les conseils de notre équipe d’experts de JUL Solutions pour bien comprendre les obligations légales de toute entreprise en ce qui a trait à l’archivage de documents électroniques.

1Article 19, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI). http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-1.1 2Article 20, Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI). http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-1.1


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