Un bureau sans papier en 5 étapes faciles

Avouons-le, dans bien des milieux de travail la notion du bureau sans papier demeure un rêve. C’est dommage car il y a bien des avantages à se délester de la paperasse – et non le moindre est l’espace ainsi gagné !

Bien sûr, la transition du papier à l’électronique ne se fait pas du jour au lendemain, mais le fait de poser un premier geste s’avérera une expérience fructueuse – y compris sur le plan financier – et donc motivante !

Entamez sans plus attendre des pratiques payantes !

Pour passer du rêve à la réalité, il suffit de mettre en pratique quelques conseils qui vous débarrasseront non seulement de documents imprimés inutiles mais vous aideront à inculquer la culture du travail sans papier au sein de votre entreprise, vous permettant ainsi de tirer avantage des bénéfices liés à la dématérialisation.

Les avantages de travailler sans supports papier

Avant d’énumérer ces conseils, revoyons quelques-uns des avantages découlant de la transition à un environnement de travail sans papier.

**En réduisant le volume de papier que vous gérez, vous : ** - réduisez l’encombrement - rehaussez votre niveau d’efficacité - bénéficiez d’un accès beaucoup plus rapide aux données et aux informations - coupez les coûts - contribuez à assurer votre propre développement durable

5 conseils pour démarrer votre transition vers le travail sans papier

Comme nous l’avons dit au début de ce billet de blogue, cette transition ne se fera pas du jour au lendemain. L’important c’est de commencer ! Voici 5 conseils destinés à vous faciliter la tâche.

1. Faire usage de l’imprimante en dernier recours1. Faire usage de l’imprimante en dernier recours

Commencez par déterminer quels sont les volumes et les coûts associés à l’impression de documents au sein de votre bureau. Cette information vous permettra de chiffrer vos besoins réels en matière d’impression et de mettre en place un plan pour éliminer les impressions inutiles et responsabiliser vos employé.e.s à cet égard. Songez à récompenser votre équipe si elle réduit de façon significative son usage des imprimantes.

2. Numériser systématiquement tous les documents reçus2. Numériser systématiquement tous les documents reçus

Afin de faciliter la transition vers la dématérialisation, transformez les documents papiers reçus en fiches électroniques. Mais attention ! La numérisation doit se faire conformément aux lois et aux meilleures pratiques en vigueur. Puisqu’il s’agit là d’un domaine d’expertise de JUL Solutions, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour vous assurer de mener cette initiative à bien.

3. Instaurer la signature électronique de documents3. Instaurer la signature électronique de documents

En offrant la possibilité d’apposer une signature électronique à vos documents, par exemple, pour signifier un accord ou une approbation, vous contribuerez à la rationalisation des tâches et des procédures de travail. Les signatures électroniques ont force de loi dans les pays industrialisés.

4. Commencer à prendre le virage infonuagique4. Commencer à prendre le virage infonuagique

Valorisez auprès de vos employé.e.s les avantages des outils de travail numériques, dont la création, le partage, la sauvegarde et la modification de documents électroniques grâce aux applications infonuagiques. Cela les motivera à délaisser le papier en faveur du numérique.

5. Faire bon usage de l’espace gagné5. Faire bon usage de l’espace gagné

En réduisant le volume de documents papier dans votre bureau, vous réduirez également l’espace consacré au classement et au rangement de ces documents. En choisissant d’optimiser l’espace gagné, par exemple, en le transformant en aires à la fois productives (travail collaboratif, tâches collectives) et agréables (coins lecture, loisir, restauration ou repos), vous renforcerez auprès de votre équipe le bien-fondé d’avoir pris le virage vers un bureau sans papier.

**Nous sommes là pour vous aider ** Votre transition vers des activités sans papier aura des répercussions sur vos besoins de classement et de rangement de documents. Par exemple, quelles solutions de classement vous conviendrait le mieux lors du passage progressif du papier au numérique ?

Les experts chez JUL Solutions peuvent vous aider à bien planifier cette transition et à en assurer le succès. N’hésitez pas à vous prévaloir de leurs précieux conseils et services : 1 800 463-2849.