Les étapes de la numérisation des documents

Actuellement, de plus en plus d’entreprises à travers le Québec désirent réduire le volume de leurs dossiers afin de gagner de l’espace de bureau et d’entreposage en plus de faciliter l’accès rapide à leurs documents de travail. La solution : la numérisation professionnelle des documents et des archives.

Vous désirez numériser les documents de votre entreprise? Faites confiance aux professionnels de JUL Solutions, ils sauront vous conseiller et vous épargner bien des tracas. Leurs appareils de numérisation sont de qualité professionnelle capables de scanner le contenu de dossiers, de plans et de livres jusqu’à 600 images par minute avec une haute qualité photographique. De plus, ils disposent des logiciels spécialisés nécessaires pour assurer la reconnaissance optique des caractères (OCR) qui rendent vos documents consultables au même titre que si vous les aviez créés.

Grâce à leur expertise et leur expérience dans le domaine, les experts de JUL Solutions ont développé plusieurs étapes de la numérisation des documents afin de vous offrir un service haut de gamme.

Les étapes de la numérisation des documents chez JUL Solutions

Parce que pour cette entreprise familiale, la qualité du service et la relation avec ses clients sont les choses les plus importantes, voici les étapes lorsque vous faites appel à leur service de numérisation:

1. Le responsable de la région se déplace pour vous rencontrer dans vos locaux afin de bien vous expliquer l’ensemble du processus de numérisation.
2. Il recueille 1 ou 2 boîtes appelées « test » afin de bien évaluer vos besoins (quantité de documents à numériser, accès requis pendant les différentes étapes de la numérisation, format d’image, couleur ou noir et blanc, etc.).
3. Préparation du contenu de la boîte « test » pour la numérisation : ôter les agrafes, réparer les documents déchirés avec du ruban adhésif, etc.
4. Numérisation des documents : un opérateur effectue une vérification manuelle régulière en visualisant 100% des images des documents à l’écran pour s’assurer qu’il n’y a pas de superposition des images ou de manque et que tous les critères de qualité sont satisfaits (lisibilité, clarté, contraste, couleur, intégrité de l’image, assurance de la correspondance du nombre d’images, etc.).
5. Une fois les documents numérisés, JUL Solutions se charge de préparer un plan personnalisé et détaillé en fonction de la boîte « test ».
6. Le responsable de la région retourne vous voir afin de vous montrer le résultat et la qualité des documents scannés et de vous expliquer la soumission établie.
7. Une fois votre accord donné, JUL Solutions se charge de cueillir l’ensemble de vos boîtes de documents à numériser.
8. Puis exécute les mêmes étapes de la numérisation des documents que le processus de la boîte « test » (préparation, numérisation, contrôle qualité).
9. Inscription des images sur support numérique : l’ensemble de vos documents numérisés est gravé sur le support de votre choix : CD-ROM, DVD, Blu-Ray, disque dur externe, clé USB, serveur sécurisé indépendant.
10. JUL Solutions se charge de vous remettre le support numérique.
11. Si souhaité, l’équipe de JUL Solutions effectue également la destruction sécurisée de vos documents physiques, trois mois après la date de numérisation et vous remettra un certificat officiel de destruction.

Des étapes de la numérisation des documents sécurisées

Chez JUL Solution, tous les employés doivent signer un mandat de confidentialité et doivent également passer un rapport d’inspection criminelle et financière. De plus, tous les documents qui leur sont confiés sont conservés dans un local sécurisé dont l’accès est restreint au personnel autorisé. Tout au long du processus de numérisation, JUL Solutions protège la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements et les garde à l’abri de tout accès, utilisation, divulgation, destruction, modification ou perturbation non autorisées.

N’hésitez pas à contacter les experts de chez JUL Solutions pour toutes questions concernant les étapes de numérisation des documents de votre entreprise. Ils se feront un plaisir de répondre à vos questions.