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La numérisation: une solution économique

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La numérisation: une solution économique

De nos jours, les entreprises de toutes tailles cherchent à numériser leurs documents. Tout le monde bouge et veut avoir accès à ses renseignements depuis n’importe où, en tout temps. Mais il faut aussi veiller à leur sécurité, parce qu’une catastrophe est si vite arrivée.

Vous voulez faire de la place ou vous déménagez dans des locaux plus petits? Vous voulez vous débarrasser de vieille documentation, sans toutefois tout perdre? Vous voulez que vos documents soient accessibles aux membres de votre personnel depuis une chambre d’hôtel ou leur propre salon?

Toutes ces questions ont une seule réponse : numérisez!

Mais peut-être vous inquiétez-vous de la qualité? Et quelle est la valeur juridique de ces documents? Est-ce que ça peut se faire rapidement? Et qu’en est-il de la sécurité? Peut-on se débarrasser de la paperasse?

Voilà de bien bonnes questions, et nous avons les bonnes réponses :

  • La qualité? Supérieure, si l’on fait appel à un professionnel compétent.
  • La valeur juridique? Intacte, si l’on fait appel à un professionnel compétent.
  • La rapidité? Là, ça dépend de la quantité de documents et de leur qualité, mais tout de même, c’est assez rapide quand on fait appel à un professionnel compétent.
  • La sécurité? C’est tout à fait sécuritaire, lorsque c’est entre les mains d’un professionnel compétent.
  • Détruire la paperasse? Absolument, mais… vous l’aurez deviné… il faut absolument faire appel à un professionnel compétent.

Peut-être aurez-vous remarqué un thème…?

Numériser ou non… au bureau : une question de qualité

Peut-être vous êtes-vous déjà dit : « Et si je faisais numériser tout ça par une personne au bureau, à temps perdu? Ce serait certainement plus économique. »

En fait, NON. Et pourquoi donc?

Parce que la qualité souffrirait, il faudrait renoncer à la rapidité et la valeur juridique des documents numériques serait nulle… sans compter que vous ne pourriez pas, dans ces conditions, détruire les documents physiques, donc en plus d’avoir des documents numériques pratiquement inutiles, vous resteriez encombré de classeurs et de boîtes. Où est l’économie?

Une entreprise accréditée en numérisation utilise du matériel spécialisé à la fine pointe de la technologie doté de logiciels à ROC (reconnaissance optique de caractères), peut traiter jusqu’à 600 images par minute et garantit son travail. Vous trouvez cela cher? Eh bien, c’est plus économique que de verser un salaire sur une période indéterminée pour un travail qui risque d’être inadéquat, incomplet et sans valeur juridique.

La ROC, qu’est-ce que ça fait de spécial? Le fait de numériser avec un logiciel à reconnaissance optique de caractères signifie que vous pourrez faire des recherches par mots-clés dans vos documents numérisés, et même les modifier, au besoin. Sans cette technologie, chaque page devient une image figée sans grande utilité.

Utiliser des documents numérisés : la question de la valeur juridique

Une numérisation de qualité garantit la valeur juridique d’un document. Si vous cherchez à réduire la quantité de documents physiques que vous conservez, il faut prendre certaines précautions.

Même si un scanneur de bureau de base peut très bien être doté de technologie de ROC, ce qui est utile pour la consultation, le document ainsi numérisé n’a pas de validité juridique. Ainsi, s’il fallait qu’un malheur frappe, vous pourriez vous retrouver dans de beaux draps!

L’option la plus sûre est de faire numériser vos documents officiels par un professionnel accrédité. Celui-ci dispose de la technologie nécessaire et peut faire un travail efficace, rapidement. Il pourra aussi vous dire si vos documents peuvent ou non être détruits.

Nettoyer la paperasse

De plus, vous pourrez laisser au professionnel le soin de détruire les dossiers pour vous, par l’entremise d’un service de déchiquetage accrédité, mobile et sûr.

Faire confiance à un professionnel : la question de la sécurité

À l’ère du numérique, la confidentialité et la protection des renseignements personnels sont des enjeux cruciaux au quotidien. Non seulement l’expert saura-t-il appliquer les règles et les précautions les plus strictes pour veiller à la sécurité de vos documents, mais il est surveillé par des organismes de réglementation à chaque étape du processus.

Jul Solutions : un professionnel accrédité à la hauteur

Vos documents numérisés doivent être accessibles en un format qui soit consultable, de qualité supérieure et juridiquement valable, tout en demeurant confidentiels. Pour y arriver, vous avez besoin d’un spécialiste de confiance qui fera le travail de manière rapide et efficace, à un coût aussi bas que possible.

Jul Solutions met à votre service des spécialistes formés et informés qui sauront réaliser vos objectifs, des numériseurs industriels à la fine pointe de la technologie et un personnel efficace qui rendra un travail impeccable. Nous procéderons même à un essai de quelques boîtes pour vous montrer ce à quoi vous pouvez vous attendre.

Appelez-nous pour de plus amples renseignements, ou pour prévoir une cueillette : 1 800 463-2849.


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