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Solutions efficaces d’archivage de dossier patient

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Solutions efficaces d’archivage de dossier patient

Vous êtes un professionnel travaillant dans le domaine de la santé? Que vous possédiez votre clinique privée ou que vous partagiez un cabinet médical avec des collèges, vous constituez un dossier médical pour chacun de vos patients. Pour vos patients actifs, vous avez certainement une méthode de classement et de rangement efficace, mais qu’en est-il de vos archives?

Selon la loi, vous êtes tenus de conserver les dossiers de patients inactifs (personnes décédées ou date de la dernière inscription au dossier) pendant en moyenne 10 ans (le délai variant d’une province à l’autre). Ce qui peut représenter un volume important de dossiers. Possédez-vous une méthode d’archivage des dossiers de vos patients efficace et sécuritaire? Pour vous aiguiller, voici la présentation de deux solutions d’archivage pertinentes.

Les étagères mobiles pour les dossiers papier

Si vous utilisez des documents physiques (dossiers papier), les étagères mobiles sont la solution à privilégier pour un archivage des dossiers médicaux efficace et qui occupe le moins d’espace possible. Il existe plusieurs types d’étagères qui peuvent posséder un système de verrou. Vous pouvez également les installer dans une pièce sécurisée avec un accès limité et réglementé. Si vous manquez de place dans vos locaux, vous avez toujours la possibilité de faire affaire avec une entreprise de stockage commercial externe, mais assurez-vous que celle-ci soit spécialisée dans les documents confidentiels ou les dossiers de patients.

Parmi les étagères mobiles, vous pourrez choisir entre différents modèles tels que :

À déplacement latéral

Ce système est composé d’une rangée d’étagères fixes placée contre le mur, puis d’une ou deux autres rangées de tablettes sur rails qui se déplacent de gauche à droite par une simple poussée donnant un accès rapide à l’ensemble de vos documents.

À déplacement manuel

Ce système d’étagère mobile permet le mouvement des unités de tablettes d’avant en arrière grâce à une poignée fixe. De plus, elle peut être munie d’un dispositif de verrouillage. C’est la solution idéale pour l’archivage de dossiers patients dans un espace restreint.

À déplacement mécanique avec poignée rotative

Ces étagères mobiles sont le choix le plus populaire. Elles sont dotées d’un mécanisme d’entraînement avec une poignée rotative qui permet de bouger facilement les unités de tablettes à grand volume sur leurs rails.

Peu importe le modèle d’étagère mobile que vous choisissez, afin de procéder à l’archivage des dossiers de vos patients, pensez à les trier et ne garder que les papiers essentiels.

La numérisation

Pour réduire l’espace occupé par vos dossiers de patient et vos archives, vous pouvez aussi choisir de les faire numériser par une entreprise professionnelle. En effet, en numérisant vos documents, vous les rendrez facilement accessibles en cas de besoin tout en minimisant votre espace de rangement.

Vous sécurisez vos données, car vous pouvez instaurer des contrôles qui limitent l’accès aux dossiers médicaux en fonction du rôle et des responsabilités de l’utilisateur ainsi qu’aux systèmes informatiques et les autres dispositifs électroniques (CD, clés USB, etc.).

Choisissez une entreprise qualifiée et certifiée pour assurer la numérisation de documents pour l’archivage de façon sécuritaire, confidentielle, intègre, rapide, efficace et dans le respect des lois et des pratiques les plus strictes de l’industrie. De plus, une entreprise professionnelle se chargera de la numérisation de vos dossiers médicaux dans un lieu sécurisé, dont l’accès est restreint au personnel autorisé.

Vous aimeriez mettre en place d’un système d’archivage électronique ou physique des dossiers de vos patients? Faites appel aux experts de l’archivage de chez JUL Solutions. Ils sauront vous conseiller avec professionnalisme et répondre à l’ensemble de vos questions.


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