Préservez la valeur légale de vos documents numérisés

Voici une question que nous posent souvent les clients en prévision d’un projet de numérisation : nos documents numériques auront-ils la même valeur légale que nos documents papier ?

La réponse est « oui », à condition de mener votre projet de numérisation conformément aux règles de l’art dans ce domaine.

C’est là que JUL Solutions entre en jeu. Grâce à notre expérience et expertise en la matière, nous pouvons vous aider à prendre les mesures requises afin de protéger la valeur juridique de vos documents électroniques.

La règle d’or de la numérisation : l’intégrité des documents

Au cours des deux dernières décennies, des lois ont été adoptées au niveau fédéral ainsi qu’au Québec afin d’encadrer la gestion électronique des documents. Ces lois énoncent les règles à respecter afin de garantir la valeur juridique des documents numériques. Ces règles sont nombreuses et diversifiées mais elles ont ceci en commun : l’importance qu’elles accordent au critère d’intégrité.

Un document est intègre s’il n’a pas été modifié en cours de transfert d’un support à l’autre, par exemple, du papier à l’électronique. En d’autres termes, la valeur légale de vos documents numériques dépend de votre capacité de démontrer qu’ils sont complets et qu’ils n’ont pas été modifiés de quelque manière que ce soit.

Comment assurer l’intégrité de vos documents numérisés

Avant tout, l’intégrité d’un document repose sur la gestion diligente et sécuritaire de tous vos documents. Si vous maîtrisez toutes les étapes du cycle de vie de vos documents – création, transfert, consultation, diffusion et conservation –, vous serez mieux en mesure de préserver leur intégrité.

L’importance de documenter le processus de numérisation

À la page 5 du guide très utile publié en juin 2019 par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) intitulé La numérisation des documents administratifs : Méthodes et recommandations, on peut lire qu’il est « requis de documenter le processus de numérisation » afin d’assurer « l’intégrité et la valeur juridique d’un document résultant d’un transfert de support ».

JUL Solutions peut vous guider tout au long de ce processus de numérisation

Le processus de numérisation comprend diverses étapes et enjeux, allant de la documentation exigée par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information à la destruction des documents sources en passant par la déclaration de numérisation et la procédure de numérisation elle-même.

Tout cela peut sembler compliqué, mais avec nos experts à vos côtés vous n’aurez aucune difficulté à vous y retrouver.

Protégez l’intégrité de vos documents grâce à la technologie

**Diverses solutions technologiques existent vous permettant d’assurer l’intégrité de vos documents numériques.

Vous pourriez opter pour des outils cryptographiques afin de générer l’empreinte numérique d’un document, vous permettant ainsi de garantir son intégrité. Toute discordance future entre le document et son empreinte serait une preuve d’altération du document.

Vous pourriez également opter pour l’infrastructure à clé publique (ICP), un système automatisé servant à apposer une signature numérique à un document. En vérifiant la signature numérique, on peut constater si le document a été modifié. Cette mesure de sauvegarde permet d’assurer l’intégrité du document en tout temps.**

Dans un billet de blogue à venir…

… nous aborderons d’autres questions liées à la numérisation de vos documents administratifs, notamment, la question importante de la destruction de documents papier de manière tout à fait sécuritaire.

Faites appel aux experts en matière de numérisation conforme à la loi

Pour en savoir plus long sur les aspects légaux de la numérisation ou pour lancer votre propre projet de numérisation de documents papier, n’hésitez pas à faire appel à JUL Solutions. Nous serons ravis de vous faire profiter de notre savoir-faire !