Destruction des archives papier: Quand? Comment? Quoi conserver?
Vos documents d’entreprise s’empilent et leur gestion devient difficile? Vous avez peut-être commencé à envisager la destruction de vos archives papier pour passer à l’ère du numérique. Mais savez-vous comment procéder à la destruction de vos documents de façon à préserver leur sécurité et leur intégrité? Voici des conseils très utiles sur tout ce qui entoure la conservation des dossiers de votre entreprise.
Conservation des documents : combien de temps?
Les documents comme les copies de contrats, les factures, les dossiers des patients, etc. (dont les pièces justificatives relatives aux renseignements contenus dans ces registres) doivent être conservés soigneusement sur papier ou en format électronique pendant 6 ans après la dernière année à laquelle ils se réfèrent. Durant cette période, les registres doivent être disponibles en tout temps dans le cas où Revenu Québec demanderait à faire une vérification.
Destruction des documents après la période prescrite
Vos documents papier ont plus de 6 ans? Vous n’avez pas besoin de l’accord de Revenu Québec pour les détruire. Toutefois, certains documents font exception. En effet, il vous est suggéré de garder en permanence les documents suivants :
- Les contrats notariés
- Les registres de procès-verbaux
- Les registres d’actions
- Le journal de votre entreprise
Numériser vos documents? Oui, mais pas n’importe comment!
De plus en plus d’entreprises choisissent de convertir leurs documents physiques en document numérique. Les avantages sont innombrables : optimisation de l’espace de travail, retrouver un document en un claquement de doigts, économie de temps, meilleure gestion de ses tâches, etc. En outre, passer au numérique vous protège également des risques de vol, de perte, d’usurpation ou de sinistre.
Toutefois, il importe de respecter les normes juridiques en vigueur. La numérisation des archives papier est un processus complexe qui nécessite de prendre en compte des détails importants.
L’idée de dématérialiser vos piles de documents papier vous séduit? Pour mettre en œuvre une stratégie de numérisation et d’archivage numérique efficace, il est primordial de respecter des étapes et des règles précises. Ainsi, un processus de numérisation fait dans les règles de l’art comprend :
- La mise en œuvre d’un système de traçabilité pour gérer la conformité de l’opération de numérisation
- La création d’un cryptage de données pour préserver l’intégrité des copies numériques
- La production d’une attestation de numérisation
- L’indexation de la totalité des copies dans un système d’archivage numérique à vocation probatoire (selon la norme NF Z42)
En termes plus simples, l’essentiel est de préserver l’intégrité et la sécurité des documents originaux, et de bien documenter le processus de numérisation.
Archives papier : comment détruire les originaux?
Détruire ses documents importants et confidentiels doit se faire de manière sécuritaire si vous voulez éviter d’exposer vos précieuses données à tout vent. Ainsi, il est fortement recommandé d’utiliser une déchiqueteuse de papier à usage professionnel. Certaines sont en mesure d’avaler des dizaines de feuilles d’un coup et diviser chacune d’entre elles en 2000 confettis, pour une confidentialité optimale! Mais si vos archives contiennent des milliers de documents, la meilleure solution est de confier cette tâche à une entreprise spécialisée qui vous remettra un certificat officiel de destruction.
Du papier au numérique : pour une transition efficace et sécuritaire
Faites confiance à un fournisseur certifié pour préserver la valeur juridique de vos archives. Vos documents d’entreprise sont importants, et faire la transition du papier au numérique n’est pas une étape à prendre à la légère!
De la numérisation à la destruction des archives papier, vous pouvez être en confiance avec les services professionnels de JUL Solutions. Pour des conseils sur la conservation de vos dossiers ou encore les bonnes pratiques pour la destruction de vos archives papier, notre équipe est là pour vous simplifier la vie.