Procéder à la numérisation d’archives en conservant la valeur légale des documents

Alors que la numérisation est depuis longtemps entrée dans les normes de gestion de documents, nous sommes encore nombreux à avoir des incertitudes quant à sa fiabilité. Ce qui nous préoccupe ? Les aspects légaux. Comment sont-ils garantis ?

Saviez-vous que cette gestion des documents, des dossiers et des archives technologiques est assujettie à des obligations légales, et ce, peu importe le support utilisé ?

Cette assurance combinée à un service professionnel de numérisation vous permet donc de conserver optimalement vos archives sans égratigner leur valeur légale.

Numérisation d’archives : les obligations légales

Ainsi au Canada, c’est la Loi uniforme sur le commerce électronique qui prévaut pour toutes les provinces (Loi sur le commerce électronique en Ontario), sauf pour la Belle Province. Au Québec donc, vous devez vous référer à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Autrement dit, en vertu de ces lois – et pour garantir la légalité de vos archives – vous devez principalement :

• Conserver les composantes du document source, afin qu’elles puissent servir de référence. C’est à cette condition que votre document pourra être considéré comme la source d’une reproduction.
• Prouver l’unicité de votre document, en le produisant à l’aide d’un logiciel qui permettra d’affirmer ce caractère unique. La meilleure solution consiste bien souvent à inclure une mention d’exclusivité, de distinction ou d’exclusion de toute forme de reproduction.

• Pouvoir identifier la personne à laquelle le document est relié, et maintenir ce lien tout au long du cycle de vie du document. Voici pour les grandes lignes. En pratique, que vous soyez une entreprise ou un organisme, vous pouvez consulter le site de la Fondation du barreau du Québec, qui met l’emphase sur les principales règles à connaître en ce qui concerne la valeur légale des documents :

• Les entreprises doivent garantir une gestion sécuritaire de leurs documents technologiques tout au long des quatre étapes de leur cycle de vie : transfert, conservation, consultation et transmission.

• Pour qu’un document acheminé numériquement ait la même valeur que celui reçu, vous devez vous assurer de l’intégrité des deux documents, et la documenter.
• Un document électronique ne peut être refusé sous ce seul motif.
• Plus la gestion de vos documents sera précise, plus ils seront admissibles et recevables.
• Un document électronique peut être un « original » à condition que vous respectiez les caractéristiques propres à un « original papier » (intégrité, caractère unique, etc.).
• Un contrat peut se conclure oralement, sur papier et électroniquement, par un échange de courriels ou en remplissant un formulaire sur une page Internet par exemple.
• La signature électronique est légalement reconnue. En résumé, le support n’a pas d’incidence sur la valeur juridique d’un document. Seule l’intégrité de ce dernier pèse dans la balance.

Comment s’assurer du respect de ces obligations ?

Vous vous perdez dans ce jargon ? C’est bien normal. C’est pour cette raison que la numérisation de vos documents doit être prise en charge par des professionnels. Bien entendu, vous pourriez magasiner et trouver des outils pour effectuer cette tâche vous-même, mais n’oubliez pas que vous devez aussi préserver la sécurité de tout votre système en cas de panne ou de piratage. Voulez-vous vraiment ajouter ce stress sur vos épaules ?

D’autant que vous devez quand même adopter de bonnes habitudes de traitement de vos documents, regroupées sous le sigle GED (gestion électronique des documents). Elles reposent sur trois principaux principes :

• Avant de détruire un document, vérifiez que toutes les pages ont bien été numérisées et que l’ensemble du texte, des images et des annotations manuscrites sont visibles.
• Assurez-vous de conserver le matériel et les logiciels nécessaires pour consulter vos documents, quel que soit le support utilisé.
• Après avoir effacé vos documents numériques, veillez à ce que leur restauration soit impossible.

Si vous décidez de vous lancer dans un projet d’archivage, vous souhaitez avant tout que les procédures soient faciles, accessibles et sécuritaires. Pour être sûr d’être bien accompagné et renseigné, vous pouvez faire confiance aux équipes de JUL Solutions. Vos archives conserveront leur valeur, et vous, votre crédibilité.

Sources : Fondation du barreau du Québec. Afin d’y voir clair – Guide relatif à la gestion des documents technologiques. 2005. Bureau de coopération interuniversitaire. Guide de gestion d’un projet de numérisation. 2014.