Un système de classement infaillible en 5 étapes
Parmi tous les travaux de bureau qui existent, le classement est certainement le plus rébarbatif pour plusieurs. Pourtant, une bonne organisation est gage de rapidité, de saine gestion de dossiers… et de frustration diminuée !
Quelles sont les clés pour ne pas s’arracher les cheveux au moment de l’entreprendre ? Comment rendre ce mal nécessaire amusant ou du moins plus intéressant ? Et surtout comment remettre la main sur un document plusieurs mois après l’avoir rangé ?
**Suivez ces quelques étapes pour réaliser un classement qui vous donnera envie de chercher ! **
L’importance de bien préparer son système de classement
1. Choisir son emplacement
Avant même de réfléchir à des noms de catégories, pensez à l’emplacement de votre système de classement. Que ce soit un tiroir proche de votre bureau, des boîtes d’archives, un classeur vertical, ou mieux des étagères mobiles, arrangez-vous pour que les dossiers courants occupent une place facilement accessible. Rien que cela peut vous permettre de faire un tri efficace entre les documents indispensables, mineurs, obsolètes et les archives. Mine de rien, le bon système de rangement pourrait vous faire gagner beaucoup d’espace !
2. Définir des catégories…
Le secret d’un bon classement ? Des catégories larges. L’idée est de vous y retrouver, mais aussi de laisser la chance à une autre personne de mettre la main sur ce dont elle a besoin ! « Projets », « Club Social » ou encore « Ressources Humaines » : ne brûlez pas les étapes. Les petites factures finiront bien par trouver une place logique. À cette étape, vous cherchez à dégrossir vos piles de papier, pas à être parfait du premier coup. Évitez également la célèbre catégorie « Divers », c’est le meilleur moyen de perdre le fil et ses dossiers !
3. … Et des sous-catégories
Ce serait tellement simple si nous pouvions nous contenter de cinq chemises de classement ! Mais en général – une fois les catégories principales définies, vous devrez vous concentrer sur les sous-catégories. Pour ce faire, pas de secret : prenez chacune de vos catégories principales et triez-les de nouveau. N’hésitez pas à jouer de précision. « Relevés bancaires » : quel compte ? Quelle carte ? Le temps passé ici correspond à celui que vous gagnerez plus tard.
Classer efficacement pour consulter facilement
4. Égayer son étiquetage
Si les noms de vos catégories ont tout intérêt à demeurer simples et lisibles, vous pouvez en revanche utiliser des couleurs pour rendre votre classement visuellement plus performant et plus attractif. À l’usage ? Votre cerveau enregistrera des repères – rouge pour les finances par exemple – et vous n’aurez même plus besoin de réfléchir avant de trouver le bon dossier.
5. Ranger par ordre alphabétique ou numérique
Rien ne peut remplacer l’ordre alphabétique ou numérique lorsque notre objectif est d’organiser. Bien évidemment, le matériel utilisé fait lui aussi une grande différence. En misant sur des produits solides, pouvant contenir un certain nombre de documents, vous vous assurez de ne pas avoir à refaire l’exercice trop souvent.
Astuce : Prévoyez une chemise qui recueillera les dossiers sortis. Si des collègues doivent fouiller dans votre classeur, et qu’après usage, ils ne savent plus où les ranger, ils pourront les y déposer. Ainsi, vous éviterez les (trop) longues recherches et pourrez les remettre à leur juste place.
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