Vous êtes au téléphone avec une cliente importante. Elle fait référence à un document et vous demande si vous l’avez sous la main. Vous le cherchez dans la pile sur votre bureau, mais en vain. Il doit être classé quelque part, mais où au juste ? Si vous avez déjà vécu ce genre de situations, ce billet de blogue vous viendra sûrement en aide.

La saine gestion des documents est un impératif pour tout organisme, et cette gestion repose sur un élément essentiel : des solutions de classement efficaces. Sans de telles solutions vous risquez de vous enliser dans des pratiques improductives, voire contre-productives.

Voici cinq astuces pour éviter les désagréments de ce genre ou corriger les habitudes nuisibles à cet égard. Elles vous permettront d’instaurer des pratiques efficaces de classement et d’en tirer profit.

1. Optez pour le déchiquetage ou le recyclage lorsque cela est possible

Avant de classer n’importe quel document, il faut se demander s’il mérite d’être conservé. Croyez-vous en avoir besoin plus tard, disons, la semaine prochaine ou dans quelques mois ? Si la réponse est non, sa place est dans la déchiqueteuse ou dans le bac de recyclage.

Par ailleurs, les entreprises conservent souvent des documents papier qui n’auraient jamais dû être imprimés en premier lieu. Aucun besoin, par exemple, de classer des copies papier de documents électroniques, telles les factures ou la correspondance. (Toutefois, assurez-vous de maintenir l’efficacité des méthodes de sauvegarde de tous vos documents numériques.)

Grâce à ce tri initial, la bataille sera à moitié gagnée ! (On vous invite tout de même à poursuivre votre lecture.)

2. Employez un code de couleurs pour faciliter le classement et la recherche

En matière de classement, efficacité rime avec rapidité. En vous servant d’un code de couleurs pour vos étiquettes, toutes les grandes catégories de classement deviennent visibles du premier coup d’œil. Cet agencement de couleurs facilite non seulement la recherche de documents déjà convenablement classés mais aide à prévenir les erreurs de classement.

3. Classez les documents selon leur « âge »

Comme toute autre ressource, vos documents ont un cycle de vie. Leur cycle de vie comprend trois âges : actifs, semi-actifs et inactifs. Donc, assurez-vous de garder à portée de main les documents d’utilité actuelle ou imminente et de conserver de façon appropriée les documents qui ne sont plus tout à fait ou plus du tout d’actualité.

4. Choisissez le fournisseur qui répond de plus près à vos besoins

Quels que soient vos besoins en matière de produits de classement, par exemple, les chemises cartonnées, accordéon ou en carton comprimé, les étiquettes pour codes de couleurs ou les boîtes d’archives, assurez-vous de faire affaire avec le fournisseur offrant le plus large éventail de possibilités, incluant les solutions sur mesure.

5. Achetez toujours des produits de classement de grande qualité

Vos dossiers sont importants pour la pérennité de votre entreprise ou organisme. En les conservant dans des produits de classement robustes, durables et bien conçus, vous empêchez qu’ils ne s’abîment ou se perdent. Dépenser moins pour un système qui n’est pas à la hauteur des besoins ne constitue pas une économie.

**Le saviez-vous ? ** En quelques petits clics de souris, vous avez accès à une multitude de solutions de classement sur le site de JUL Solutions. Nos produits vous permettront de rehausser efficacité, productivité et rendement. De plus, tous nos produits et toutes nos solutions sont très faciles à commander en ligne !

**Mettez la puissance du classement efficace de votre côté **

Faites-en plus en en faisant moins ! Grâce aux systèmes de classement efficaces conçus et construits par JUL Solutions, vous passerez moins de temps à classer et à chercher vos dossiers et davantage aux activités qui rapportent le plus à votre entreprise.