Numérisation de documents en 3 étapes essentielles
Pourquoi numériser vos documents ?
Face aux impératifs croissants de la rentabilité, bon nombre d’entreprises québécoises s’efforcent d’exploiter au mieux les espaces physiques à leur disposition.
De plus en plus d’entre elles se tournent vers la numérisation de leurs dossiers afin de récupérer les espaces jusqu’alors consacrés au classement, au rangement ou à l’archivage de ces documents. Cet espace pourra désormais être utilisé pour la création de nouveaux bureaux qui contribueront potentiellement à la croissance de votre chiffre d’affaire.
C’est là que JUL Solutions entre en jeu
JUL Solutions dispose de l’expertise requise pour assurer la réussite de vos projets de numérisation. Nous menons à bien ces initiatives en toute conformité avec les exigences légales et les meilleures pratiques dans ce domaine.
La numérisation selon les règles de l’art
La numérisation est une solution attrayante tant pour la gestion de vos documents que pour la gestion de vos espaces.
Mais attention ! Aux yeux de la loi, de simples copies électroniques ne peuvent pas remplacer les documents d’origine. Saviez-vous que seuls les documents numérisés par un fournisseur certifié peuvent conserver leur valeur juridique suite à la destruction des documents physiques ?
En faisant appel à JUL Solutions pour vos besoins en numérisation, vous vous assurez de la prise en charge professionnelle et conforme de vos documents physiques. En plus, JUL est détenteur d’un certificat sur le programme des marchandises contrôlées ! Notre solution en matière de numérisation peut se résumer en 3 étapes essentielles : 1) la préparation; 2) la numérisation; et 3) la restitution.
1. La préparation
En premier lieu, nous discutons avec vous afin de bien cerner vos besoins. Notre écoute attentive nous permet d’analyser votre projet afin d’évaluer la meilleure méthode de numérisation à utiliser pour votre projet et de prendre en charge les documents à numériser.
2. La numérisation de documents
À la deuxième étape, nous entamons le processus de numérisation des documents physiques visés. Grâce à nos logiciels spécialisés en lecture et en reconnaissance des documents et à des outils connexes, nous sommes en mesure de transformer le papier en image afin de rendre tous vos documents et dossiers facilement consultables, y compris vos archives. En plus des documents conventionnels, nous sommes en mesure de numériser les livres et les plans.
3. La restitution
Finalement, une fois la tâche de numérisation complétée, nous passons aux tâches d’assurance de l’intégrité et de contrôle de la qualité, que nous menons à l’aide de technologies numériques spécialisées. Tout ce que nous produisons est vérifié à 100% : autant les images avant la création de PDF/a, que les PDF/a finaux. Nous vous remettons l’ensemble de vos documents sur le support de votre choix. Nous nous occupons également de la destruction des documents en papier originaux et à la remise du certificat officiel de destruction.
3 étapes pour une solution optimale
Vos documents sont essentiels à la bonne marche de votre entreprise et doivent donc être protégés ! C’est pourquoi, tout au long de ce processus en 3 étapes, JUL Solutions entrepose et gère vos documents de façon sécuritaire en y restreignant l’accès au personnel autorisé. Par conséquent, la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos documents sont assurées en tout temps.
La numérisation mène à une foule d’avantages
Grâce à la numérisation de vos documents physiques, vous économisez du temps en ayant accès rapidement et facilement aux dossiers dont vous avez besoin.
Puisque numérisation est synonyme de dématérialisation, vous économisez de l’espace autrefois consacré au rangement de dossiers dans vos locaux et vous économisez également de l’argent puisque vous n’avez plus besoin de louer des locaux d’entreposage.
En optant pour la numérisation, vous permettez à votre personnel de se dédier aux tâches liées à la gestion quotidienne de l’entreprise plutôt qu’aux tâches associées à la gestion de documents.
De plus, la numérisation de vos documents de travail peut doter votre entreprise d’une plus grande souplesse quant à l’organisation du personnel puisqu’elle permet à vos employés de travailler à distance au besoin.
Bref, les projets de numérisation font gagner du temps, de l’espace et de l’argent, renforçant ainsi les capacités de l’entreprise à plusieurs niveaux.
Le saviez-vous ? En quelques petits clics de souris, vous avez accès à une multitude de solutions de classement sur le site de JUL Solutions. Nos produits vous permettront de rehausser efficacité, productivité et rendement. De plus, tous nos produits et toutes nos solutions sont très faciles à commander en ligne !