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3 astuces pour une gestion documentaire efficace en entreprise

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3 astuces pour une gestion documentaire efficace en entreprise

Vous n’arrivez jamais à retrouver du 1er coup le document important que vous cherchez et vous perdez de nombreuses minutes de travail avant de le retrouver? Vos collègues se plaignent également d’avoir de la difficulté à trouver les documents dont ils ont besoin rapidement? C’est une situation très frustrante et improductive pour vos employés à laquelle, en tant que chef d’entreprise, vous pouvez facilement remédier! Vous devez mettre en place une gestion des documents de votre entreprise saine et efficace.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise ne se résume pas à une activité de classement. C’est bien plus que cela. Elle inclut la mise en place d’une structure et d’une gestion des documents et de l’information de l’entreprise afin de les rendre facilement accessibles à tous, authentiques, sécuritaires et de permettre leur traitement collaboratif fluide.

Avec un flux de documents, d’archives et de données de plus en plus élevé qu’une société a à traiter, il est impératif actuellement d’optimiser le processus de gestion des documents numérisés adéquatement. En effet, pouvoir retrouver un document ou un fichier en quelques clics, c’est-à-dire rapidement et simplement, permet de gagner du temps et de faciliter le travail de tous les employés ainsi que leur collaboration.

3 astuces pour une gestion documentaire efficace

1. Ayez un plan de gestion

Pour assurer une gestion de documentation optimale, vous devrez faire preuve d’une grande préparation et prendre en considération l’ensemble des éléments de votre système. Pensez à mettre en place un plan de classification, un calendrier de conservation ainsi qu’un cadre normatif qui permettent une normalisation des tâches et facilitent le classement de l’ensemble de vos documents d’entreprise. De plus, pensez à dresser l’inventaire de votre documentation actuelle. Établissez certaines règles telles que :

  • Déterminez précisément une dénomination standard et une structure pertinente par catégorie de documents. Cela permettra à tout le monde de retrouver rapidement et efficacement un fichier.
  • Conservez uniquement les documents les plus récents et archivez les autres.
  • Décidez des droits d’accès de chacun des employés en fonction de leur besoin.

2. Utiliser un logiciel de gestion de documentation

Pour une gestion optimale et simplifiée de votre documentation, un logiciel de gestion documentaire (LGD) également nommé DMS en anglais pour Document Management System, est la solution idéale. En effet, il sert de source centrale d’information en permettant de structurer, de gérer et de contrôler les différents aspects des flux de l’ensemble des documents qui circulent dans votre entreprise.

Un LDG facilite différentes fonctions telles que :

  • Le partage des fichiers à partir d’un emplacement centralisé et adéquat.
  • L’organisation et l’optimisation du flux des documents importants au sein de votre société (passage aisé d’un service à un autre par exemple).
  • La sauvegarde et l’archivage des fichiers en toute sécurité et intégrité.

3. Impliquez vos employés

La mise en place d’un système efficace de gestion documentaire au sein de votre entreprise va au-delà de simples considérations matérielles et logicielles. Elle est d’une grande importance pour l’ensemble des employés puisqu’elle implique une nouvelle manière de travailler, un nouveau processus à intégrer et adopter dans les tâches journalières.

Tenez vos employés informés sur ce nouveau système et formez-les, demandez leur avis sur la facilité d’utilisation par exemple, faites-les participer à ce changement, cela permettra que tout le monde soit parfaitement à l’aise avec cette nouvelle méthode de gestion et l’utilise convenablement.

Vous désirez mettre en place un système de gestion documentaire efficace au sein de votre entreprise? Contactez les experts de chez JUL Solutions, ils sauront vous conseiller avec plaisir et professionnalisme.


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