Avantages et inconvénients de l’archivage électronique

En qualité de chef d’entreprise, vous devez assurer l’accès et la sécurité de l’ensemble des documents nécessaires à l’activité de votre société, mais également des archives. Or, celles-ci prennent au fil des années de plus en plus de place physiquement et doivent se retrouver dans un espace dédié facilement accessible. Afin de réduire le volume de vos dossiers, vous avez donc envisagé de procéder à l’archivage électronique de vos documents d’entreprise. Ainsi, vous vous posez de nombreuses questions et analysez les pour et les contres de cette méthode d’archivage de documents.

Pour vous aider à prendre une décision, voici une brève présentation des avantages et des inconvénients de l’archivage électronique de documents dans une entreprise.

Les bénéfices de l’archivage électronique

L’archivage électronique, également appelé l’archivage numérique ou digital, permet de stocker et de conserver l’ensemble des documents de l’entreprise de manière électronique, sur un serveur physique ou via l’infonuagique (cloud).

Les bénéfices de cette méthode d’archivage sont :

• Gagner de la place en réduisant les stocks d’archives et l’impression de papier. Pour vous donner une idée, un disque dur d’un téraoctet (1To) peut contenir les informations d’une salle d’archives de 43 000 mètres carrés.
• Faciliter et donc gagner du temps pour la recherche et le tri des documents.
• Conserver les documents de manière plus sécuritaire : l’accès aux données est contrôlé et tracé.
• Réduire les risques d’erreurs ou de fraudes grâce à la signature électronique.
• Réduire les coûts de traitement de documents traditionnels tels que les frais de port (envoi de factures, contrats, etc.), d’impression, de transports, etc.
• Sécuriser les échanges avec les clients et l’entreprise.
• Avoir un système écologique par rapport à l’impression de feuilles de papier. Réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise.
• Réduire des risques de destruction des informations à cause d’un feu ou d’un dégât d’eau, par exemple.
• Accélérer et faciliter le processus de travail, puisque tous les documents sont facilement accessibles, partageables et manipulables sans effort, ce qui entraîne un gain en productivité pour l’entreprise.
• Pouvoir visualiser les informations numérisées aisément sur divers supports tels que des écrans, des projecteurs, etc.

Les contraintes

Néanmoins, si vous optez pour un système d’archivage numérique des documents de votre entreprise cela implique certaines mesures telles que :

• Vous devrez effectuer la numérisation par une entreprise professionnelle des documents papier en votre possession.
• Il est indispensable de mettre en place un logiciel de gestion des archives.
• Il faudra adapter votre matériel informatique avec des éléments performants et évolutifs.
• Cela implique d’accompagner, former et encadrer votre personnel sur cette nouvelle méthode d’archivage.
• Si vous n’optez pas pour l’infonuagique, il faudra prévoir un espace propre et aéré pour le stockage du système.
• Il faudra mettre en place une sécurité accrue du réseau informatique de votre entreprise afin d’éviter les attaques par un virus, le vol, la modification ou la destruction des informations.
• Les coûts pour l’achat et l’entretien des systèmes informatiques peuvent parfois s’avérer élevés.

Vous êtes toujours indécis? Vous aimeriez en savoir plus sur la mise en place d’un système d’archivage électronique des documents de votre entreprise? Faites appel aux experts de l’archivage numérique de chez JUL Solutions. Ils sauront vous conseiller avec professionnalisme et répondre à l’ensemble de vos questions.