Méthode de classement et d’archivage infaillible (et rapide!)
Est-ce qu’il vous arrive parfois d’avoir du mal à retrouver un document important dont vous avez absolument besoin pour une présentation urgente? Vous et vos collègues perdez de nombreuses minutes de travail à rechercher les diverses informations dont vous avez besoin pour travailler. Au final, tout le monde se plaint d’avoir de la difficulté à trouver les documents dont ils ont besoin rapidement.
C’est une situation très frustrante et improductive pour l’ensemble de votre équipe. En tant que gestionnaire, vous devez mettre en place une méthode de classement et d’archivage rapide et parfaite pour l’ensemble des documents de votre entreprise.
Quelques méthodes de classement et d’archivage des documents
Le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée l’ensemble des documents de l’entreprise permettant une organisation optimum. Il existe plusieurs techniques de rangement et d’archivage rapide et efficace telles que :
Le classement de type fonctionnel
Il permet de classer les documents en se basant sur les domaines d’activité et les fonctions de l’entreprise. Tous les documents qui résultent de l’exécution d’une tâche ou d’une activité spécifique sont classés dans une même subdivision. Avec le classement selon les fonctions, les documents sont situés dans leur contexte opérationnel ou administratif, à un emplacement logique au sein des processus et des activités. C’est pourquoi c’est très souvent la méthode utilisée par les spécialistes de l’archivage.
Le classement de type structurel
Également appelé classement de type organisationnel, il est basé sur les structures administratives de l’entreprise. Les subdivisions correspondent à l’organigramme de l’entreprise comme les services, les bureaux, les diverses unités, etc. L’ensemble des documents produits par un même service ou une même unité (direction, secrétariat, ressources humaines, etc.) sont rassemblés dans une même subdivision du système de classement. Pour certaines sociétés, il peut être plus pratique que le classement de type fonctionnel, car il reflète l’organigramme de l’entreprise et est ainsi facilement utilisable par tous les employés.
Le classement thématique ou systématique
Ce système consiste à classer tous les documents en fonction des thèmes, des objets ou encore des matières qui sont traités par l’entreprise. Tous les dossiers qui concernent un même sujet sont rassemblés sous une même rubrique ce qui donne une vue d’ensemble de toutes les matières traitées par l’entreprise. Ce procédé pratique permet retrouver n’importe quel document rapidement en cas de besoin.
La combinaison de ces 3 types de classement
Il est tout à fait possible de combiner dans un même système les différents types de classement (fonctionnel, structurel et thématique) à condition de ne pas combiner les bases de division à un même niveau. Ne perdez pas de vue qu’une bonne méthode de classement doit être simple, stable et souple afin de pouvoir englober de nouvelles fonctions, de nouveaux dossiers et de nouveaux documents.
La solution d’archivage numérique
Afin de réduire le volume de vos dossiers, de faciliter leur accès et leur niveau de sécurité, vous pouvez également envisager de procéder à l’archivage électronique de vos documents d’entreprise. Vous pouvez faire numériser et archiver l’ensemble de vos dossiers d’entreprise par une entreprise spécialisée. C’est un gain d’espace, de temps et d’argent. Pour en savoir plus, consultez notre article : Avantages et inconvénients de l’archivage électronique.
Vous désirez mettre en place une méthode de classement et d’archivage rapide et infaillible au sein de votre entreprise accompagnée d’un système de rangement adéquat? Contactez les experts de chez JUL Solutions, ils sauront vous conseiller avec plaisir et professionnalisme.