5 conseils pour mieux ranger votre espace de travail personnel et « booster » votre productivité

Ce n’est un secret pour personne que les solutions de rangement judicieuses nous font gagner en espaces de travail. Mieux on range, plus on libère d’aires et de surfaces. Cela est vrai tant pour vos bureaux dans leur ensemble que pour votre espace de travail personnel.

Comme vous le savez déjà, JUL Solutions offre des produits et systèmes de rangement qui transforment en nouvelles possibilités les espaces consacrés à l’étalage et à l’entreposage au sein de vos locaux.

Mais saviez-vous que nous nous y connaissons également en organisation des espaces personnels de travail ?

Plus votre espace de travail est organisé, mieux vous l’êtes vous-même

Avez-vous remarqué qu’un bureau en ordre vous facilite la vie ? Un espace de travail bien organisé vous fait gagner du temps et vous permet d’être plus performant. C’est justement le résultat que visent les conseils énumérés ci-dessous.

1. Conservez l’essentiel et éliminez l’inutile

Avec le temps, bon nombre de choses – paperasse, dossiers, boîtes, clés USB ou autres objets –, peuvent s’accumuler sur votre bureau ou ailleurs dans votre espace personnel de travail. Mais lesquelles sont réellement utiles ? Nous vous encourageons à faire le tri et à conserver ce qui est essentiel à vos tâches quotidiennes et à disposer du reste comme il convient : classement, archivage ou simplement mettre au rebus. Ce faisant, votre bureau se transformera en véritable atout sur le plan de la performance.

2. Étiquetez tout pour le maximum de clarté

Tout le monde prend des vacances ou s’absente du bureau pour différentes raisons. Il se peut qu’en votre absence on ait besoin de recourir à votre espace de travail. Vous pouvez faciliter la tâche à toute personne cherchant quelque document ou quelque dossier dans votre espace de travail en étiquetant tout au préalable, dont les documents, les dossiers et les tiroirs de classeurs.

3. Gérez vos fichiers de façon efficace

Le rangement bien pensé s’applique également au numérique ! Pour bien gérer vos fichiers, assurez-vous de créer des dossiers et des sous-dossiers. Nommez vos documents de façon à les repérer rapidement : les noms de fichiers devraient comprendre la date, le nom du projet et le nom du document. Pour assurer la sauvegarde de vos fichiers, il existe plusieurs options, incluant le disque dur externe, la clé USB, les espaces de stockage offerts par diverses entreprises et les solutions infonuagiques qui conservent et synchronisent vos fichiers tout en permettant le partage et la modification des données entre plusieurs ordinateurs et utilisateurs. Les solutions infonuagiques vous donnent accès à tous vos dossiers où que vous soyez.

4. Séparez les dossiers complétés de ceux qui sont en cours

Qui n’a pas connu ces moments d’angoisse qui surviennent lorsqu’on n’arrive pas à retrouver un document important dans une masse de dossiers ? Bien sûr, on finit toujours (ou presque) par récupérer ce document introuvable, mais que de temps et d’efforts consacrés à le chercher ! En plaçant tous vos dossiers en cours à portée de main et les dossiers complétés dans votre zone de rangement, vous éviterez cette frayeur et cette perte de temps.

5. Rangez votre espace de travail à la fin de la journée

Faire du rangement dans votre espace de travail ne requiert que peu de temps en fin de journée. Mais que de temps gagné le lendemain ! Assurez-vous de repartir tous les jours sur de bonnes bases en faisant le nécessaire la veille.

À vous de jouer maintenant !

Commencez dès aujourd’hui à mettre en pratique ces conseils. Les effets bénéfiques sur votre productivité ne tarderont pas à se manifester. Vous passerez beaucoup moins de temps à chercher vos outils de travail et beaucoup plus de temps à les mettre en œuvre pour le plus grand bien de l’organisation.