Les services de numérisation de documents sont-ils tous égaux?
Actuellement, de plus en plus d’entreprises désirent numériser leurs documents de travail que ce soit des archives, des documents officiels, des dossiers de patients, des rapports, des plans, etc.
Toutefois, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver dans la vaste gamme de services de numérisation de documents disponible sur le marché. Et l’erreur commune serait de croire qu’il sera plus rapide et sécuritaire de numériser vous-même vos dossiers pour pouvoir vous débarrasser du papier qui nous encombre.
En effet, il y a des normes à respecter, c’est une opération qui requiert l’expertise d’une entreprise de numérisation professionnelle.
Comment choisir son entreprise de numérisation de documents ?
À l’ère du numérique, de nombreuses entreprises proposent des services de numérisation, mais toutes ne se valent pas. Avant de confier vos documents confidentiels pour être numérisés à une compagnie, ne vous fiez pas seulement à un prix attractif ou à une connaissance d’une connaissance qui dit savoir numériser, mais assurez-vous que celle-ci se conforme à plusieurs points :
- L’entreprise doit vous proposer un projet de numérisation détaillé en fonction de vos besoins (quantité et nature des documents à numériser, format d’image, etc.).
- Elle doit respecter les normes de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), afin que les documents conservent leur valeur juridique.
- Elle doit être équipée avec du matériel de pointe nécessaire aux respects des lois et des bonnes pratiques de numérisation, tels que des logiciels spécialisés pour la reconnaissance optique des caractères (ROC, ou OCR en anglais) qui permettent de rendre les images consultables comme un document créé à l’ordinateur.
- Elle doit assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos documents en tout temps : entreposage et numérisation dans un endroit sécurisé, doté d’équipement de surveillance et avec un accès restreint et contrôlé. Ces mesures permettent à l’entreprise de numérisation d’obtenir la certification du Programme des marchandises contrôlées du Gouvernement du Canada, qui est requise pour effectuer la numérisation de sensibles, tels que certains documents judiciaires ou financiers.
- Elle doit effectuer un contrôle qualité sur ses numérisations et vous proposer le support approprié pour vos documents numérisés (disque dur externe, clé USB, serveur sécurisé indépendant, CD, DVD, etc.).
- L’entreprise est en mesure de vous proposer un service de destruction sécurisée de vos documents papier originaux (qui se fera 1 mois après la numérisation).
Pourquoi faire numériser professionnellement vos documents d’entreprise ?
Il y a de nombreux avantages à faire affaire avec une entreprise professionnelle pour numériser vos dossiers d’entreprise. En voici les principaux :
- Vous améliorez la gestion de l’information au sein de la compagnie.
- Vous économisez de l’espace de stockage.
- Vous gagnez du temps, car vous et tous les employés avez tous les dossiers de travail y compris les archives à portée de main.
- Vous augmentez la productivité et l’efficacité de vos employés surtout ceux en télétravail qui ont accès en tout temps à tous les documents de la compagnie.
- Vous renforcez la sécurité et la confidentialité au sein de l’entreprise. En effet, vous pouvez autoriser la consultation et l’accès aux différents dossiers numérisés pour chaque employé. Finis les coups d’œil indiscret sur les documents classés secrets.
- Vous optimisez les coûts.
- Vous êtes assurés que la numérisation est faite dans un délai rapide, et de façon sécuritaire
Vous pensez faire numériser les documents ou les archives de votre entreprise? Faites confiance à l’équipe d’experts de JUL Solutions qui possède les qualifications et la certification nécessaires pour vous assurer un service de numérisation de documents en toute sécurité et confidentialité.
