Archivage physique: en tirer le maximum en 5 étapes-clé
Même à l’ère du « bureau sans papier » – qui, soyons francs, demeure une chimère –, la question de l’archivage des documents et des dossiers papier est toujours d’actualité pour toute entreprise. Le rayonnement du numérique a certainement eu un effet limitatif sur la production de dossiers papier et de documents imprimés, mais ces ressources physiques occupent toujours une place importante dans nos façons de penser et nos façons de faire.
D’où l’importance de mettre en œuvre des pratiques d’archivage physique utiles, efficaces et fiables sur le long terme.
Pour y parvenir, il faut bien comprendre et maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Les conseils ci-dessous vous mettront sur la bonne voie.
Les défis de l’archivage physique
Est-ce que votre système d’archivage physique vous permet de maîtriser les risques associés à la conservation des documents d’entreprises ? Êtes-vous bien en mesure de gérer les différentes catégories de documents, par exemple, les dossiers actifs, les documents qui ont été modifiés, les documents qui sont introuvables, les documents qui ont été détruits trop hâtivement et les documents qui sont conservés depuis trop longtemps ?
L’importance de bien gérer ses archives
L’archivage ne doit jamais être considéré comme une contrainte. Voyez-y plutôt l’occasion de conserver vos documents importants conformément aux durées de conservation requises par la loi et de façon à ce qu’ils soient facilement accessibles. Mieux vous gérer vos archives, mieux vous serez en mesure de produire des documents authentiques et fiables au besoin. Ce faisant, vous réduirez les coûts associés à l’entreposage et à la gestion de vos documents et, par conséquent, vous rentabiliserez ces tâches.
Adhérer aux bonnes pratiques Il existe une norme internationale qui se rapporte à l’archivage physique. La norme ISO 15489 « détermine les concepts et les principes à partir desquels sont élaborées les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d’activité ». Au cœur de cette norme se trouve le concept de cycle de vie des documents grâce auquel toute entreprise peut gérer ses dossiers selon leur « âge ». Le cycle de vie des archives comprend trois âges :
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Les dossiers actifs qui servent au traitement des affaires courantes et des prises de décisions.
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Les dossiers semi-actifs qui sont consultés régulièrement pour des raisons administratives, juridiques ou fiscales et donc doivent être rangés à portée de main.
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Les dossiers inactifs qui n’ont plus d’utilité administrative et doivent être conservés de manière définitive.
Bien se préparer avant d’agir
Afin d’instaurer une gestion efficace des archives, vous devez préparer le terrain en amont. Un exercice des plus fructueux est de créer un document qui définit les exigences légales, organisationnelles et techniques à respecter afin d’en arriver à des choix éclairés et à des résultats probants. Ce document, par exemple, énumérerait les étapes du processus d’archivage et nommerait les personnes responsables de les réaliser.
Cinq étapes-clé pour un système d’archivage efficace et durable
- Définissez les objectifs de votre entreprise en matière d’archivage.
- Créez un plan de classement ainsi qu’un calendrier de conservation.
- Stockez vos documents en fonction des exigences légales et réglementaires quant à la durée de conservation.
- Implantez des règles d’accès aux documents et de communication conformes aux besoins de confidentialité.
- Déployez une politique de gestion des documents visant à définir et harmoniser toutes les activités d’information et d’archivage de l’entreprise.
Ce que vise un système de gestion de documents physique efficace est d’assurer sa propre fiabilité et utilité ainsi que sa conformité aux contraintes légales. Par conséquent, chaque document sera complet, non-modifié et facilement accessible.
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