Pourquoi procéder à la numérisation des documents de votre entreprise?

Documents papier : superflus ou indispensables, une chose est sûre : les gérer demeure un casse-tête pour de nombreuses entreprises. À l’ère de la rapidité et de l’optimisation, la numérisation offre des bénéfices certains, mais souffre encore d’idées reçues qui ont la vie dure : coût, mobilisation de ressources et de temps… Rassurez-vous : rien qu’un bon accompagnement et un bon logiciel ne puissent résoudre.

Réorganisation utilitaire ou première étape d’un vaste chantier aux objectifs plus larges, vous acquiescerez sans aucun doute aux nombreux avantages que comporte la numérisation de vos documents.

La numérisation de documents papier : parlons avantages structuraux !

Gain de productivité – Une expression bien connue dit que le temps, c’est de l’argent. Dans cette optique, la numérisation est votre meilleure alliée. Retrouver une facture datant de 2015 ? Un simple numéro ou mot-clé peut vous épargner plusieurs minutes voire heures de localisation. L’optimisation ne s’arrête pas à l’outil de recherche. La classification des dossiers et des fichiers – appelée arborescence – est pensée pour être logique, directe et synthétique.

Réduction des espaces de rangement – Oubliez les boîtes de carton qui s’empilent désespérément dans vos bureaux : la numérisation permet de gagner beaucoup d’espace, puisque classeurs, étagères et autres éléments de classement sont relégués au second plan.

Quantité et pérennité – Si l’espace physique n’est plus une contrainte, la quantité de documents numérisés et leur durée de conservation ne sont plus un problème, surtout lorsque l’on sait qu’en moyenne les documents fiscaux par exemple doivent être gardés six ans.

Accès aux documents rapide et facilité – Le télétravail est sans conteste entré dans les nouvelles pratiques de travail. Quoi de plus agréable que de pouvoir accéder en tout temps et de n’importe où à ses dossiers ? La technologie de numérisation facilite également les communications et maximise l’efficacité au sein des équipes, dans la mesure où elles ont la possibilité de partager et de travailler simultanément sur les mêmes documents.

Service et satisfaction de la clientèle améliorée – Documents rapidement accessibles, délais d’attente réduits, gestion des dossiers plus efficiente, réactivité accrue sont autant de commodités qui conduisent votre clientèle à être plus satisfaite de vos services. N’oubliez pas que la satisfaction est la porte d’entrée à la fidélisation.

Sécurité, économie, écoresponsabilité : le trio désormais indispensable

Sécurité – La numérisation ne consiste pas à faire une simple copie électronique. Un certain nombre de lois et de règlements juridiques garantissent son intégrité et ainsi, la sécurité de vos documents. Les équipes professionnelles mobilisées pour cette tâche sont sous le joug de la confidentialité. Et bien entendu, les dangers de perte, de vol ou de destruction accidentelle sont limités. Les archives ne sont pas en reste. Leur sécurisation est également une garantie des logiciels de numérisation proposés sur le marché. Même si par définition, ces éléments ne sont que très peu consultés, leur protection est hautement assurée.

Économie – On ne parle pas ici d’une simple économie de papier et d’encre, mais aussi de réductions de coûts de traitement, de stockage et de formalités administratives.

Écoresponsabilité – Le dernier avantage et non le moindre concerne l’environnement. De nombreuses entreprises expriment leur fierté à l’idée de diminuer leur consommation de papier, d’autant qu’une telle démarche favorise leur image auprès de leur clientèle et du grand public.

Pour les entreprises qui désirent atteindre un niveau de performance, une rentabilité optimisée, un objectif zéro papier, la numérisation est une solution éprouvée… à condition de s’entourer de professionnels compétents et à votre écoute. Parce qu’un projet de numérisation à grande échelle ne peut être pris à la légère, les équipes de JUL Solutions sont disponibles pour déterminer quoi numérisé et comment, tout en respectant la réalité de votre activité.

*Sources : Lesindépendants.org. Pourquoi mettre en œuvre la numérisation des documents au sein de votre entreprise ? 2018. Tutobon. Avantages de la numérisation de documents dans une entreprise.*